In diesem Artikel teilen wir mit euch nützliches Wissen darum, wie Sitzungen / Meetings und Workshops effizienter und effektiver gestaltet werden können. Auch bekannt als Meeting Effectiveness. Ihr werdet feststellen, dass es mit den Tipps nicht nur strukturierter und zielorientierter abläuft, sondern dabei auch der Spass und das Gefühl, wirklich etwas im Termin gemeinsam erreicht zu haben, steigt! Viel Spass und auch etwas Mut beim Ausprobieren!
Folgende Kapitel deckt dieser Artikel ab:
- Herkunft und Überblick von Meeting Effectiveness
- Merkmale erfolgreicher Meetings
- Einladungen nach dem IPO / VAZ Ansatz
- Sitzungsrollen: Für Entlastung und mehr Engagement
- Sitzungsregeln: Wenn etwas mehr Ordnung notwendig ist
- Exkurs: Automatisiert Zeit schenken mit Outlook
- Dranbleiben!
1. Herkunft und Überblick von Meeting Effectiveness
Aus diversen Umfragen geht klar hervor, dass fast jede Organisation Optimierungsbedarf bei der Art und Weise hat, wie Sitzungen und Workshops effizient und effektiv durchgeführt werden. Natürlich gibt es hierzu auch zahlreiche mehr oder weniger umfangreiche Ansätze. Was wir euch hier in den nachfolgenden Kapitel vorstellen, sind Inputs basierend auf Erfahrungen von 25 Jahren Projekt- und Workshop Management und andererseits aus dem sogenannten ADI (Accelerating Delivery & Improvement) Framework von GSK und Save the Children International und Save the Children Switzerland.
Sitzungseffizienz – oder im Original „Meeting Effectiveness“ – ist natürlich ein breites Gebiet. Es geht aber im Wesentlichen aber darum,
- die richtigen Leute
- zum richtigen Thema
- im richtigen Umfang
- im passenden Format zusammen zu bringen und
- während dem Termin sich auf klare Ziele auszurichten,
- die Partizipation zu erhöhen,
- den Spass und – natürlich – auch
- die Wirkung zu steigern.
Wer nun denkt, dass das nur mit noch mehr Aufwand für Sitzungen / Meetings und Workshops geht, der wird sicherlich merken, dass sich der Aufwand etwas in die Vorbereitung verlagern wird, dafür die Termine und meist auch die Nachbereitung viel leichter fällt und es in der Regel auch weniger und oft auch kürzere Termine braucht.
2. Merkmale erfolgreicher Meetings
Sitzungen und Workshops sind nicht per Zufall effektiv und effizient – sie benötigen
- eine seriöse Vorbereitung,
- einen sauberen Start,
- eine disziplinierte Durchführung und
- einen sauberen Abschluss und Nachbereitung.
Einige aus unserer Sicht relevante Punkte sind in der Abbildung als Checkliste zusammengestellt.
Etwas ausformuliert bedeuten diese Punkte:
- Vorbereitung des Meetings: Insbesondere durch eine sorgfältige Auseinandersetzung mit dem Ziel und Zweck der Sitzung oder des Workshops wird klar, wer zu welchem Thema dabei sein muss, wie lange der Termin dauern muss und was es alles an Sitzungsvorbereitung durch die Teilnehmenden im Vorfeld braucht, damit das gewünschte Ergebnis erreicht werden kann.
- Starten des Meetings: Sind alle pünktlich virtuell oder physisch im passenden (Natur)Raum zusammengekommen, gilt es nochmals Klarheit zu schaffen, wo noch notwendig. Und vor allem sollte nicht auf verspätete Teilnehmende gewartet werden, da das die pünktlich eingetroffenen sonst „bestraft“.
- Sitzungsdynamik steuern: Wer aufgrund seiner Rolle(n) und / oder der Komplexität des Meetings oder Workshops die Last auf mehrere Schultern verteilen möchte, sucht sich zu Beginn entsprechende Freiwillige für Sitzungsrollen – wie nachfolgend ausführlicher erläutert. Tauchen Konflikte im Termin auf, gilt es diese entweder zu lösen oder sich an zuvor vereinbarte Sitzungsregeln zu erinnern.
- Zum Abschluss gehört zumindest immer die Festlegung der nächsten Schritte in einer angemessenen Form. Bei Bedarf auch gleich die Festlegung entsprechender Folgetermine. Und noch ein kleiner Tipp, welcher besonders bei vollen Terminkalendern hilft: Macht Termine, welche statt 30 nur 25, statt 60 nur 50 Minuten dauern und schenkt so allen Beteiligten etwas Pause vor ihrem nächsten Termin! Das lässt sich sogar in Outlook automatisieren. Siehe hierzu den Punkt zu „Zeit schenken mit Outlook„.
3. Einladungen gestalten nach dem IPO / VAZ Ansatz
Kennt ihr das Problem, dass euer Kalender aus allen Nähten platzt, ihr aber kaum entscheiden könnt, wo es eure Zeit Wert ist, wo nicht und was mit dem Termin jeweils überhaupt erreicht werden soll? Wie im letzten Beitrag Sitzungseffizienz – Merkmale erfolgreicher Meetings schon erwähnt, gehört zu erfolgreichen Sitzungen auch, dass im Vorfeld für alle Beteiligten klar ist, was das Ziel des Termins ist und ob eine Vorbereitung erwartet wird.
Hier kommt dem Moderator, der Moderatorin des Termins eine wichtige Rolle zu. Wer einlädt, hat die Pflicht, die Teilnehmenden zumindest darüber zu informieren, was das Ziel des Termins ist, wie wir dorthin kommen und ob es für den einen oder anderen Schritt eine passende Vorbereitung braucht. Im ADI Toolset wird dies als „IPO“ Ansatz bezeichnet. Abkürzung für „Input“, „Processing“, „Output“. Zu gut Deutsch: Vorbereitung, Ablauf und Ziele.
Wie sieht so eine so strukturierte Sitzungs-Einladung aus?
Die meisten Termine erstellen und versenden wir wohl über unser E-Mail Programm, was im beruflichen Umfeld derzeit wohl noch immer am ehesten Microsoft Outlook ist. Neben den üblichen Angaben zu Zeit, Ort und den Teilnehmenden packen wir in die Beschreibung die oben erwähnten drei Punkte: Vorbereitung, Ablauf und Ziele.
Wie gehen wir am besten vor für eine strukturierte Sitzungseinladung?
Bevor ihr euch Gedanken zur Zeit, dem Teilnehmerkreis oder der Location macht (welche natürlich auch gerne mal in der freien Natur sein kann ;-), geht ihr Schritt für Schritt so vor:
- Ziele / Output des Termins festlegen – Was soll am Ende des Termins erreicht sein? Welche (Teil)Punkte?
- Ablauf / Process des Termins festlegen – In welchen Schritten gehen wir durch, damit wir auf diese Ziele einzahlen können?
- Vorbereitung / Input für den Termin festlegen – Wer muss was vorgängig erledigen, liefern, lesen, damit der Ablauf im angedachten Zeitraum möglich wird?
Erst, wenn diese drei Punkte gegeben sind, den passenden Zeitbedarf, den (absolut notwendigen) Teilnehmerkreis festlegen und das passendes Format wählen.
Zu Beginn braucht das etwas Umgewöhnung. Denn wie oft versenden wir einfach mal einen leeren Termin mit Titel an eine bestimmte Anzahl Personen in unserem Alltag?!
Probiert es aus und ihr werdet sehen, dass das Gefühl, die Zeit sinnvoll eingesetzt zu haben und damit auch die Zufriedenheit in den Terminen steigt und ihr erst noch zügiger und zielgerichteter an euer Ziel kommt. Auch hilft es euch als Gedankenstütze, wenn ihr oft einige Tage bis Wochen im Voraus Termine abmacht, damit ihr dann auch noch wisst, weshalb ihr euch eigentlich austauschen und treffen wolltet.
Geht das auch für grosse Workshops?
Natürlich funktioniert das selbe Prinzip auch für längere Termine im grösseren Rahmen. Dort dürfte es allerdings den meisten schon etwas mehr bewusst sein, dass je mehr Personen sich für mehr Zeit treffen, es unabdingbar ist, hier Klarheit zu haben. Eine etwas erweiterte Einladung seht ihr in der nächsten Grafik. Was ihr davon teilt und wo ihr diese Gedanken in dem Detail als Moderator:in für euch macht, sei euch überlassen.
Gibt es auch eine vereinfachte Variante für eine IPO konforme Sitzungseinladung?
Natürlich hat sich in der Praxis gezeigt, dass es auch hier nach dem Pareto-Prinzip eine vereinfachte, wenn auch nicht ganz so komplette Version für Einladungen gibt. Hierbei einfach den Ablauf und die Ziele zusammenfassen in der nachfolgenden Art. Das reicht in den allermeisten Fällen für tägliche, einfachere Sitzungstermine voll und ganz.
Wie bringe ich diese Sitzungskultur in meiner Organisation hin?
„Ab sofort dürft ihr beziehungsweise müsst ihr Einladungen ablehnen, wo der Ziel des Termins nicht klar ist!“ – diese Aussage hat ein Geschäftsführer gemacht, nach der Schulung zu Sitzungseffizienz von mir. Das hilft sicher, um ein solcher Wandel hinzukriegen. Schulung zum Beispiel vor Ort, im Rahmen einer Weiterbildung oder auch als Webinar für alle eines Teams oder einer Unternehmung unterstützen hier sicherlich wesentlich. Schlussendlich wird es aber nicht ohne guten Vorbildern – nicht zuletzt vom Management in die Teams runter – funktionieren. In meinem Fall war der besagte Geschäftsführer gleichzeitig einer der ersten, welcher mir recht bald eine Einladung mit einem blanken Titel und ohne Ziel wieder gesendet hat. Es braucht also auch Geduld und Beharrlichkeit – und eine Prise Humor hilft sicher auch 😉
4. Sitzungsrollen: Für Entlastung und mehr Engagement
Sitzungsrollen zu verteilen zum Start eines (umfangreicheren) Termins / Workshops hilft vor allem für zwei Ziele: Reduktion der Verantwortung auf der Moderation und Partizipation der Teilnehmenden erhöhen. Eine Auswahl an gängigen Rollen ist in der nachfolgenden Grafik dargestellt. Die Verteilung der Rollen kann entweder als einer der ersten Punkte auf der Agenda durch die Moderation erfolgen („Wer würde heute gern….?“) oder spielerisch in Selbstbedienung, zum Beispiel mit Rollenkarten oder Rollenutensilien (z.B. grosse Brille für den Observer, Stoppuhr für den Timekeeper etc.) erfolgen.
Natürlich geschieht die Auswahl auch passend zum Termin Umfang, der Gruppe und der Dynamik in der Organisation. In kleineren Meetings können diese Rollen oft auch durch den / die Moderator/in abgedeckt werden. In grossen Workshops ist es dafür schon fast Pflicht, sich die Arbeiten aufzuteilen. Das erhöht auch die Partizipation der Teilnehmenden. Denn will zum Beispiel jemand den Timekeeper spielen, muss er/sie auch wissen, was wann geplant ist. Ebenso der Rabbit Hole Monitor oder der Scribe. Alleine dadurch werden zumindest diese Rollen nicht so rasch im Termin aufhenken.
5. Sitzungsregeln: Wenn etwas mehr Ordnung notwendig ist
Besonders, aber nicht nur in Organisationen, wo es noch stark an Sitzungsdisziplin hapert oder es häufiger in den Terminen schon fast zu handgreiflichen Auseinandersetzungen kommt, hilft es, gemeinsam mit dem Team Grundregeln bzw. Sitzungsregeln festzulegen, zu denen sich alle verpflichten können.
Diese sind frei gestaltbar – können sich aber gut an den Grundregeln erfolgreicher Meetings orientieren. Denn sie sollten möglichst positiv formuliert sein. Also nicht „Es kommt niemand zu spät“, sondern lieber „Aus Wertschätzung allen gegenüber starten wir immer pünktlich“.
Ob man die Regeln unterteilt nach den vier Bereichen (Vorbereitung, Start, Ablauf, Abschluss), sie ergänzt oder ein paar wenige rauspickt, sei euch und eurem Team überlassen. Bedenkt: Auch hier ist weniger meist mehr.
Stehen die Regeln fest, macht sie für alle sichtbar in jedem Sitzungsraum und an sonst geeigneten Orten. Das ist wichtig – denn es hilft, sich gegenseitig daran zu erinnern, sollten sie mal wieder etwas vergessen worden sein in der Hitze des Gefechts.
6. Exkurs: Automatisiert Zeit schenken mit Outlook
Ihr kennt das: Von einem Termin Schlag auf Schlag in den nächsten „hechten“ ohne eine Pause dazwischen? Das muss nicht sein. Der Artikel zeigt euch, wie es ganz einfach mit Outlook automatisch geht.
In den Einstellungen von Microsoft Outlook lassen sich über „Outlook Optionen“ im Bereich „Kalender“ mehrere Optionen aktivieren, welche beim Erstellen von Terminen hilft, allen Beteiligten entsprechende Pausen zu gönnen – vorausgesetzt, man hält sich natürlich als Moderator:in an das definierte Zeitfenster.
Die Option heisst „Verkürzen von Terminen und Besprechungen“ und kann entweder als „Früh beenden“ oder „Spät starten“ ausgewählt werden. Entsprechende Zeitintervalle können für Termin bis und ab einer Stunde festgelegt werden. Bewährt haben sich 5 Minuten bei Terminen unter einer Stunde und von 10 Minuten bei Terminen ab einer Stunde.
Versucht es und haltet die Zeitfenster konsequent ein – eure Teilnehmenden und ihr werdet es euch danken!
7. Nicht aufgeben – dazu lernen und dranbleiben!
Wenn ihr nach all den Tipps nun denkt, ist ja alles ganz einfach, so habt ihr wahrscheinlich recht. „It’s easy, but not simple.“ würde wohl auch hier passen. Auch wenn keine der Regeln „Rocket-Signs“ sind, so dringt auch nach einer intensiven Schulung in der ganzen Organisation sehr schnell die alten Muster durch und der alte Schweinehund übernimmt wieder. Sich gegenseitig liebevoll daran erinnern, auch mal darüber lachen und immer wieder üben und üben werden euch als Einzelne, Team und als Organisation aber sicher vorwärts bringen. Denn nicht die gemachten Fehler sind das Problem, sondern wie wir damit umgehen.
Und solltet ihr froh um etwas Rückendeckung beim Prozess sein, schaut doch auch mal hier rein: SITZUNGSWEG
Wie immer: Gerne teilen, verwenden und nach Belieben ergänzen!
Herzlich, für RAUSWEG, Dani